Factoring på Nett - brukerveiledning

Sparebanken Factoring AS
Postboks 6801
9298 Tromsø

Telefon: 77 62 23 78
Telefaks: 77 62 23 51
E-post: kundepost@snn.no


Innholdsfortegnelse

1. Pålogging
2. Saker til uttalelse
3. Saker klar for inkasso
4. Oppslag faktura/kunde
5. Innlegging/endring av kundeopplysninger
6. Innlegging/registrering av faktura/kreditnota
7. Overføring av kunde- og fakturafiler
8. Utskriving av betalingsdokument/bankgiro m/kidfelt
9. Tilbakemeldingsfiler betalinger
10. Rapporter
1. resultat og balanse (tidligere avregning)
2. hovedbok
3. nøkkeltall
4. statusliste kunder
5. status stoppet
6. ufordelte poster
7. reskontro åpne
8. kontoutskrift
9. betalingsdokument
11. Begrepskode og kontooversikt

1. Pålogging

• Start internett Explorer.
• I adressefeltet skrives det : www.snnfinans.no
• Du kommer til vår hjemmeside der du finner pålogging til ”Factoring på Nett”.
• Brukernavn og passord får du ved å ta kontakt med oss på telefon 77 62 23 78 eller via e-post adresse kundepost@snn.no

2. Saker til uttalelse

• I bildet Finansieringsoversikt, klikk på Saker til uttalelse.
• Du vil nå få opp alle saker hvor kunden har innsigelser mot kravet.
• Klikk på den fakturaen du ønsker å se på. Du får opp et nytt bilde og kan se hva som står i notatet som er lagt inn av oss.
• Klikk på Nytt notat dersom du ønsker å svare.
• Sett musepekeren i notatfeltet og klikk en gang. Skriv inn ønsket notat. Dersom du ønsker at notatet skal sendes til oss må det hakes ut i boksen FS se på sak. Klikk så lagre. Melding er nå sendt oss.
• NB! Det er viktig å trykke lagre, ellers blir meldingen borte og må legges inn på nytt.

3. Saker klar for inkasso

• I bildet Finansieringsoversikt, klikk på Saker klar for inkasso.
• Du vil nå få opp alle saker som er klar for inkasso.
• Dersom du vil unngå inkasso for noen av disse fakturaene, merkes disse med stopp.


4. Oppslag faktura/kunde

Søk på faktura
• Klikk på FAKTURA og bildet Søk etter fakturaposter kommer opp.
• Legg inn fakturanummer i fakturanr. feltet og klikk Søk.
• Du vil nå få opp resultatet av søket.
• Klikk på fakturanummer.
• Du vil nå få vist alle detaljer om fakturaen. Påløpte renter, purregebyr, registert innbetaling, om fakturaen er finansiert, siste og neste hendelse.
• Oppe på siden i menyen har du fire valg.
• Notater : Viser alle notater som er lagt inn på fakturaen. Det er her du legger inn meldinger/reklamasjoner vedr. fakturaen til oss, eller leser meldinger som er lagt inn av oss til deg .

Legg inn nytt notat : Klikk på nytt notat og sett musepekeren i notatfeltet og klikk en gang. Dersom du ønsker at notatet skal sendes til oss må du hake ut boksen FS se på sak. Klikk så på lagre. Melding er nå sendt oss.

Saker til uttalelse : Klikk på ønsket sak og registrer svar på saken. For å markere at saken er ferdigbehandlet klikk på Har sett på sak, notatet vil da bli fjernet fra listen over saker til uttalelse.
Dersom du glemmer å trykke lagre vil meldingen bli borte og den må legges inn på nytt.

• Hendelser : Viser utførte og planlagte hendelser, og datoer for disse.
• Regnskap : Viser hvilke regnskapsposteringer som er gjort i saken.
• Grunnlag : Foreløpig ikke i bruk


Søk på kunde

• Klikk på KUNDE og bildet Søk etter kunde kommer opp.
• Legg inn et kundenummer eller kundenavn og trykk søk. Dersom du ikke legger inn hele kundenavnet må du skrive en * bak navnet. Trykk så Søk.
• Du vil nå få opp kunden du søkte med utestående saldo og omsetning i år/i fjor.
• Velger du å ha feltene for kundenummer og kundenavn blank og trykker søk, vil du få en oversikt over alle kunder som er registrert eller du kan velge kunder med saldo. Denne listen kan sorteres etter kundenavn, kundenummer eller saldo.
• Klikk på kundenummer eller navnet til kunden.
• Du vil nå få opp kundeinformasjonsbildet. Denne siden viser adresse, telefon, e-post og status på kunden.
• Øverst på siden vil du få ytterligere tre valg.
• Transaksjoner : Denne siden viser alle transaksjoner som er registrert på kunden innenfor en valgt periode. Husk å klikke Søk når periode er valgt.
• Åpne Poster : Denne siden viser alle ubetalte fakturaer på kunden.
• Notater : Alle notater vedrørende denne kunden vil vises her. Se under Søk på faktura side 5 for hjelp til innlegging av nytt notat eller svar på notat.
• Er det registrert et notat på en faktura vil det ikke vises på denne side. Gå til notat under meny FAKTURA dersom det er ønskelig å se på dette.


5. Innlegging/endring av kundeopplysninger

• I menyen, klikk på KUNDE og bildet søk etter kunde kommer opp.
• Klikk på Registrer ny kunde og et blankt kundebilde vil vises.
• Legg inn kundenummer i feltet for kundenr.
• Merk av om kunden er privat eller firma.
• Legg videre inn organisasjonsnr. Det er viktig at dette legges inn for å sikre at kunden blir behandlet riktig hos oss med hensyn til finansiering eller limit.
• Kundenavn, adresse, postnr og sted må alltid registreres.
• Telefonnr og e-postadresse er viktig for å lett kunne kontakte kunden ved for forsinket betaling.
• Avslutt med å klikke i feltet for lagre. Kunden er nå registret.

Feltet status er kun et opplysningsfelt som forteller om kunden er finansiert og om den er forsikret.


6. Innlegging/registrering av faktura/kreditnota

• I menyen, sett musepekeren på FAKTURA og klikk på REGISTRERING FAKTURA.
• Legg inn kundenummer. Dersom dette ikke er kjent, trykk på ikonet for forstørrelseglass og du får opp et bilde hvor du kan søke på navnet til kunden.
• Dersom kunden finnes vil den komme frem, og du kan klikke på kunden og den vil bli registrert i bildet du skal legge inn fakturaer i.
• Velg faktura eller kreditnota.
• Legg inn fakturanummer og kreditnotanummer. Dersom det er en kreditnota skal det i feltet motfaktura legges inn hvilken faktura kreditnotaen skal brukes mot.
• Legg inn fakturadato og forfallsdato
• Legg inn beløp.
• Klikk på Registrer og fakturaen er lagt inn.
• Fortsett til alle fakturaene er lagt inn.
• Klikk Behandle og alle fakturaene skal nå bli lest inn.
• For å sjekk at alt er oppdatert hos oss. Velg kvitteringsliste under FAKTURA.
• Legg inn dagens dato og klikk på oppdater.
• Sjekk at kvitteringslisten stemmer med de innlagte fakturaene/kreditnotaene.
• Dersom du ikke får tilbakemelding på kvitteringsliste, gå i menyen på SYSTEM og klikk på JOBBLOGG.
• Her vil du se om du har feilmelding på jobben eller om alt er ok. Dersom du har feilmelding kontakt oss.


7. Overføring av kunde/fakturafiler

• Velg FAKTURA og klikk på FILOVERFØRING.
• Velg alltid kundefil først dersom det er nye kunder.
• Finn kundefilen på egen maskin og dobbelklikk. Velg Start opplastning. Noter ned nummeret som filen får.
• Dette trenger vi ved eventuell feil ved innlesning.
• Velg FAKTURA og klikk på FILOVERFØRING.
• Finn fakturafil på egen maskin og Start opplastning. Filene er nå sendt oss for videre behandling.
• For å sjekk at alt er oppdatert hos oss. Velg KVITTERINGSLISTE under FAKTURA
• Velg siste dato. Start kvitteringsliste.
• Sjekk at kvitteringslisten stemmer med de innlagte fakturaene/kreditnotaene.
• Sjekk om det er registrert faktura med navn fiktiv kunde, dette er kunder hvor det mangler navn og adresse.
• Navnet og adressen må legges inn som et notat på kundenummeret. Vi vil da kunne ordne dette.
• Dersom du ikke får tilbakemelding på kvitteringsliste, gå i menyen på SYSTEM og klikk på JOBBLOGG.
• Her vil du se om du har feilmelding på jobben eller om alt er ok. Dersom du har feilmelding kontakt oss.


8. Utskriving av betalingsdokument/bankgiro m/kidfelt

• Velg RAPPORTER og klikk på BETALINGSDOKUMENT.
• Velg E-post og klikk på Kjør rapport.
• Betalingsdokumentene vil bli sendt deg i en e-post for utskriving.


9. Tilbakemeldingsfiler betalinger

• Ikke ferdig utviklet.


10. Rapporter

10.1. Resultat/balanse rapport

• Hold musepeker på meny RAPPORTER.
• Klikk på RESULTAT OG BALANSE.
• Velg perioden du ønsker å kjøre rapporten for.
• Velg Forhåndsvisning dersom du kun ønsker å se på rapporten.
• Velg E-post dersom du ønsker den sendt til deg for så å skrive den ut.
• Klikk på Kjør rapport.

10.2. Hovedboksrapport

• Hold musepeker på meny RAPPORTER
• Klikk på HOVEDBOK.
• Velg regnskapsår og perioden du ønsker å kjøre rapporten for.
• Velg hvilke regnskapskonti du ønsker å se på. Vi har lagt inn en standard kontoplan, den finner du under pkt. 11.
• Velg Forhåndsvisning dersom du kun ønsker å se på rapporten.
• Velg E-post dersom du ønsker den sendt til deg for så å skrive den ut.
• Klikk på Kjør rapport.
10.3. Nøkkeltallsrapport

• Hold musepeker på meny RAPPORTER
• Klikk på NØKKELTALL.
• Velg regnskapsår og perioden du ønsker å kjøre rapporten for.
• Velg Forhåndsvisning dersom du kun ønsker å se på rapporten.
• Velg E-post dersom du ønsker den sendt til deg for så å skrive den ut
• Klikk på Kjør rapport.

10.4. Statusliste kunder

• Hold musepeker på meny RAPPORTER.
• Klikk på STATUSLISTER KUNDER.
• Velg status og rapportutforming.
• Velg så Forhåndsvisning dersom du kun ønsker å se på rapporten.
• Velg E-post dersom du ønsker den sendt til deg for så å skrive den ut.
• Klikk Kjør rapport.

10.5. Status stoppet

• Hold musepeker på meny RAPPORTER.
• Klikk på STATUS STOPPET.
• Velg rapportutforming og presentasjon.
• Klikk på Kjør rapport.

10.6. Ufordelte poster

• Hold musepeker på meny RAPPORTER.
• Klikk på UFORDELTE POSTER.
• Velg rapportutforming og presentasjon.
• Klikk på Kjør rapport.

10.7. Reskontrorapport åpne poster

• Hold musepeker i menyen på RAPPORTER.
• Klikk på RESKONTRO ÅPNE.
• Legg inn kundenr eller ha feltet blankt og alle kundene er valgt.
• Velg periode du ønsker rapporten for.
• Velg detaljeringsgrad. Ønsker du en alderfordelt saldoliste : velg forfalte og ikke forfalte, akkumulert per kunde/aldersfordelt og alle uoppgjorte saldi.
• Velg Forhåndsvisning dersom du kun ønsker å se på rapporten.
• Velg E-post dersom du ønsker den sendt til deg for så å skrive den ut.
• Klikk på Kjør rapport.

10.8. Kontoutskrift

• Hold musepeker i menyen på RAPPORTER.
• Klikk på KONTOUTSKRIFT.
• Legg inn kundenummer i feltet for kundenr.
• Velg regnskapsåret og perioden du ønsker rapporten kjørt for.
• Velg ønsket rapportutforming.
• Velg Forforhåndsvisning dersom du kun ønsker å se på rapporten.
• Velg E-post dersom du ønsker den sendt til deg for så å skrive den ut.
• Klikk på Kjør rapport.


11. Begrepskode og kontooversikt

Statuskoder : Bilagstyper :

U = Ubetalt IE = Innbetalinger elektronisk
B = Betalt IM = Innbetaling manuell
S = Stoppet UF = Utgående faktura
N = Negativ KA= Korreksjoner og avskrivning
I = Overført til inkasso KF= Kreditnota flyttet
T = Trukket/Avskrevet
G = Gebyrsak

FH = Fordringshaver
FS = Finansierinsselskap
FB = Finansierbar fordring
IFF= Ikke finansierbar fordring


Standard kontoplan :



Konto	Tekst
1030	Betalt Direkte FH
1220	Finansierbare fordringer
1280	Fakturakonto Ikke finansierbar
1920	Bank
2024	Finanskonto
2310	Inngående mva
3100	Varesalg
3101	Feilfakturert FH
3110	Inntektsføring småbeløp
7500	Forsikringspremie
7501	Kredittgrense Forsikring
7720	Inkassokostnader avgpliktig FH
7770	Diverse gebyrer FH
7992	Inkassokostnader Avgfritt FH
8090	Factoring avsluttet
8095	Avskrivning Småbeløp
8097	Konkurs/Gjeldsordning/akkord
8098	Fakturagebyr
8150	Renteinntekter FH
8151	Provisjon
8152	Rentekostnad FH
8193	Rente inntekter FH
8200	Leasingleie/Lånetermin FH
8201	Agiotap/gevinst
8210	Bankomkostninger
8211	Motregning
9998	Balansefeil - kontakt sys.avd